Die jährliche Hausgeldabrechnung ist eine der sensibelsten Aufgaben in der WEG-Verwaltung. Eigentümer erwarten Transparenz, Beiräte stellen Rückfragen, und formale Fehler führen schnell zu Anfechtungen.
Diese Checkliste fasst zusammen, worauf es in der Praxis ankommt – unabhängig von der Größe der Gemeinschaft.
1. Vollständigkeit der Belege
Vor dem Start der Abrechnung sollten sämtliche Belege des Abrechnungszeitraums digital erfasst und sauber kontiert sein. Fehlende Belege sind die häufigste Ursache für Verzögerungen.
2. Korrekte Verteilerschlüssel
Prüfen Sie für jede Kostenposition den vereinbarten Verteilerschlüssel – Miteigentumsanteile, Wohnfläche, Verbrauch oder Einheitenanzahl.
3. Heiz- und Wasserkostenabrechnung
Die Daten externer Messdienstleister müssen abgeglichen und mit der eigenen Buchhaltung in Einklang gebracht werden. Achten Sie auf vollständige Verbrauchsdaten und korrekte Bewohnerwechsel.
4. Ausweis haushaltsnaher Dienstleistungen (§ 35a EStG)
Der Steuerbonus für haushaltsnahe Dienstleistungen ist ein Service, den Eigentümer aktiv erwarten. Achten Sie auf eine eindeutige Aufschlüsselung von Arbeits-, Fahrt- und Materialkosten.
5. Plausibilitätsprüfung vor Versand
Vor dem Versand empfehlen wir eine strukturierte Vier-Augen-Prüfung. Auffällige Abweichungen gegenüber dem Vorjahr sollten benannt und erklärbar sein.
- Summen Soll/Haben stimmig
- Verteilerschlüssel dokumentiert
- Heizkosten in Plausibilität
- Rücklagenentwicklung nachvollziehbar
- Anhang vollständig
